Facturación y licencias
Como funcionan las licencias y asientos de PetroBench con los roles de app, como difieren los asientos Guest de los pagados, y como administrar la asignacion de suscripcion e facturas desde el Admin Panel.
La seccion Billing en el Admin Panel cubre su plan de suscripcion, asignacion de licencias (asientos) e historial de pagos. Los usuarios HQ Admin administran la facturacion; los usuarios Division Admin pueden distribuir asientos dentro de su division segun la configuracion del plan.
Abra Admin Panel > Subscription & Licenses para el plan actual. Use Invoice History para cargos anteriores.
Como se relacionan las licencias con los roles de app
Una licencia en PetroBench es un asiento en una app instalada (por ejemplo, Well Management o RodSim). Los asientos no son un "tipo de usuario" separado: se consumen cuando asigna a alguien un rol de app en esa app.
| Rol de app | Tipo de asiento | Cuenta contra |
|---|---|---|
| Admin | Pagado | Paid seats de la app |
| Engineer | Pagado | Paid seats de la app |
| Advisor | Pagado | Paid seats de la app |
| Guest | Guest gratuito | Guest seats de la app, no asientos pagados |
Pienselo asi:
- El rol de plataforma (en Users) decide donde esta la persona en la org.
- El rol de app (en Assign Roles) decide que puede hacer en cada app.
- Ese rol de app decide que pool de asientos se usa para esa app.
Una persona puede usar un asiento pagado en RodSim (Engineer) y un asiento Guest en otra app, segun como asigne cada columna.
Asientos pagados vs guest
- Paid seats: usuarios que crean o editan (Admin, Engineer, Advisor). Son los asientos que compra con el plan o la licencia de la app.
- Guest seats: solo el rol de app Guest de solo lectura. Incluidos como pool gratuito separado en planes de equipo (por ejemplo, SME y Enterprise incluyen un pool guest predeterminado por app). Guest nunca reduce su conteo de asientos pagados.
Cuando el pool guest de una app esta lleno, debe liberar una asignacion Guest, aumentar la capacidad guest (si su plan lo permite) o dar a esa persona un rol de app pagado.
Los usuarios Guest siguen siendo miembros de su organizacion. Inician sesion, heredan el alcance de division/region y aparecen en la lista de Users. "Guest" aqui significa el rol de app, no un visitante anonimo.
Suscripción y licencias
La pagina Subscription & Licenses muestra el plan y uso de asientos, generalmente desglosado por app:
| Elemento | Descripcion |
|---|---|
| Plan | Plan actual de PetroBench (por ejemplo, SME o Enterprise) |
| Status | Estado activo, trial o expirado |
| Paid seats | Asientos comprados para una app; usados por Admin / Engineer / Advisor |
| Assigned (paid) | Asientos pagados consumidos actualmente por esos roles de app |
| Available (paid) | Asientos pagados disponibles para asignar |
| Guest seats | Pool gratuito de solo lectura para el rol Guest |
| Used guest seats | Cuantos Guest estan asignados en esa app |
Asignar licencias
En organizaciones con divisiones, los asientos pagados a menudo se asignan por division antes de que los usuarios los consuman.
- Vaya a Admin Panel > Subscription & Licenses
- Revise los asientos pagados Available a nivel de organizacion
- Asigne asientos a una Division (o directamente a usuarios, segun su diseno)
- Haga clic en Save o confirme la asignacion
Asigne pools de division antes de un lote grande de invitaciones para que nuevos Engineers y Advisors reciban asientos pagados al aceptar. Invite personas de solo lectura como Guest cuando quiera evitar gastar asientos pagados.
Los usuarios Division Admin pueden ver un subconjunto de esta pagina limitado al pool de su division. Asignan asientos a usuarios de su division desde la misma interfaz o desde los registros de usuario.
Si un usuario ve un mensaje de trial o licencia expirada, revise primero la asignacion de asientos y el estado del plan aqui. Vea Trial or License Expired para pasos de solucion de problemas.
Historial de facturas
Abra Admin Panel > Invoice History para revisar facturas anteriores y estado de pago. Cada fila suele incluir el periodo de facturacion, monto, estado y un enlace para descargar o ver el PDF de la factura. Use filtros de fecha o busqueda cuando esten disponibles para encontrar un cargo especifico.
Ciclo de vida de licencias y usuarios
| Evento | Impacto en facturacion |
|---|---|
| Invitar como Engineer / Advisor / Admin | Necesita un paid seat disponible en cada app asignada |
| Invitar o asignar como Guest | Necesita un guest seat disponible; no usa un asiento pagado |
| Cambiar Guest → Engineer | Libera un guest seat; consume un paid seat (si hay disponible) |
| Cambiar Engineer → Guest | Libera un paid seat; consume un guest seat |
| Desactivar usuario | Puede liberar asientos pagados y guest para reutilizar (depende de las reglas del plan) |
| Eliminar usuario | Los asientos suelen volver a los pools disponibles |
| Agregar division | Puede requerir reasignar el pool de licencias de la division |
Coordine con Users y Roles & Permissions al cambiar el headcount para mantener las asignaciones sincronizadas.
Quien puede acceder a facturacion
| Pagina | HQ Admin | Division Admin | Region Admin |
|---|---|---|---|
| Subscription & Licenses (org) | Si | — | — |
| Subscription & Licenses (pool de division) | Si | Division propia | — |
| Invoice History | Si | — | — |
Los cambios de facturacion afectan a todos los usuarios del plan. Confirme ordenes de compra o flujos de aprobacion con su equipo de finanzas antes de actualizar o agregar asientos.
Siguientes pasos
- Invitar usuarios despues de asignar asientos: Users
- Entender roles Guest vs pagados: Roles & Permissions
- Distribuir pools de division: Divisions
- Solucionar errores de acceso: Trial or License Expired